KSeF w Firmie2000 – bezpiecznie i zgodnie z przepisami

KSeF – informacje praktyczne

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma Ministerstwa Finansów służąca do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur w ustrukturyzowanym formacie XML.

W praktyce oznacza to odejście od tradycyjnego obiegu faktur na rzecz jednolitego, centralnego systemu.

Terminy obowiązywania KSeF:

• od 1 lutego 2026 r. – dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców,
• od 1 stycznia 2027 r. – dla podmiotów o najniższych obrotach, u których wartość pojedynczej faktury nie przekracza 450 zł, a łączna miesięczna sprzedaż wynosi maksymalnie 10 000 zł.

Ważne: odbieranie faktur z KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich podatników od 1 lutego 2026 r.

Dostęp i zarządzanie uprawnieniami w KSeF

Dostęp do KSeF uzyskuje się poprzez Aplikację Podatnika KSeF lub bezpośrednio z poziomu Firma 2000 przy logowaniu właściciela firmy lub osoby uprawnionej. W przypadku spółek konieczne jest wcześniejsze złożenie formularza ZAWFA, aby wskazać osoby uprawnione do zarządzania dostępem. Uwierzytelnienie odbywa się za pomocą Profilu Zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci.

Po uzyskaniu dostępu z poziomu Firma 2000 możliwe jest nadawanie uprawnień użytkownikom, generowanie tokenów lub certyfikatów KSeF oraz dalsze zarządzanie nimi.

Wybór metody autoryzacji należy do administratora systemu i powinien uwzględniać organizację pracy oraz obowiązujące procedury bezpieczeństwa.

Integracja programu Firma 2000 z KSeF

Program Firma2000 umożliwia integrację z KSeF z wykorzystaniem tokenów lub certyfikatów, co pozwala na:

• automatyczną wysyłkę faktur (interaktywnie lub wsadowo) bez konieczności każdorazowego logowania,
• pobieranie faktur zakupowych bezpośrednio do systemu F2000 z możliwością dwuetapowej klasyfikacji,
• kontrolę statusów dokumentów (przyjęcie, odrzucenie, numer KSeF).

Udostępnienie modułu KSeF w Firma 2000

Planowane udostępnienie wersji programu Firma2000 z obsługą KSeF dla wszystkich klientów przewidziane jest na drugą połowę stycznia.

Moduł KSeF będzie dostępny dla użytkowników posiadających aktywny abonament na aktualizację F2000 i będzie zgodny z aktualnymi wymaganiami technicznymi KSeF 2.0.

Przydatne materiały

• Oficjalna strona KSeF:
  https://ksef.podatki.gov.pl/
• Dokumentacja techniczna i pliki KSeF 2.0:
  https://ksef.podatki.gov.pl/baza-wiedzy-ksef/pliki-do-pobrania-ksef/